Znáte to. Podnikáte třeba druhým rokem, na účtu máte slušnou částku a říkáte si „Proč bych si nekoupil nový telefon přímo z firemního účtu? Vždyť jsou to přece moje peníze.“ Ano, technicky vzato jsou. Ale tady začíná problém, na který spousta podnikatelů narazí až ve chvíli, kdy je pozdě.
Proč vůbec oddělovat peníze od peněz?
Možná vám to přijde jako zbytečná byrokracie. Proč mít dva účty, dva přehledy, dvě karty? Jenže tenhle jednoduchý krok vám může ušetřit hodiny nervů při daňovém přiznání a hlavně vám dá reálný obraz o tom, jak se vašemu podnikání skutečně daří.
Když máte všechno pohromadě, snadno se stane, že si namlouváte prosperitu. Vidíte na účtu 100.000 Kč a cítíte se dobře. Ale kolik z toho jsou peníze na DPH? Kolik odejde na zálohy na pojištění? A kolik vlastně vyděláváte vy osobně? Bez oddělení toků peněz to prostě nevíte. A co člověk neměří, to neřídí.
Navíc je tu praktická stránka věci. Pokud někdy budete potřebovat úvěr pro podnikatele, banka se bude dívat na vaše firemní finance. A když tam uvidí chaotické výběry na soukromé účely promíchané s obchodními transakcemi, rozhodně to nebude působit důvěryhodně. Čisté oddělení financí zkrátka signalizuje profesionalitu.
Jak to vypadá v praxi u většiny živnostníků
Řekněme si upřímně, málokdo to má od začátku nastavené ideálně. Většina živnostníků začíná tak, že používá svůj běžný osobní účet i pro fakturaci. Pak si možná založí druhý účet, ale hranice mezi nimi zůstávají rozmazané. Občas něco přehodí sem, občas tam. A na konci roku sedí s účetním a společně luští, co byla soukromá útrata a co firemní náklad.
Tohle funguje, dokud jste malí. Ale jakmile začnete růst, začnete najímat lidi nebo investovat do vybavení, tento systém se hroutí. Najednou potřebujete vědět, jestli si můžete dovolit nového zaměstnance. A když nemáte jasno ve svých číslech, rozhodujete se naslepo.
Byli podnikatelé, kteří si mysleli, že jedou v zisku, a přitom systematicky projídali vlastní úspory. Prostě proto, že neměli oddělené peníze a neviděli skutečný stav věci. Je to trochu jako řídit auto bez tachometru – možná to chvíli půjde, ale dřív nebo později narazíte.
Systém, který skutečně funguje
Nemusíte hned budovat složitou strukturu s deseti účty. Stačí začít jednoduše. Založte si jeden účet čistě pro podnikání a veškeré příjmy z faktur směřujte sem. Dále si stanovte pevnou částku nebo procento, které si budete pravidelně převádět jako svou osobní výplatu.
Tohle je důležitý moment. Mnozí podnikatelé si vyplácejí peníze nárazově, podle momentální potřeby. Jenže pak nemají ponětí o svých skutečných nákladech. Když si dáte pravidelnou měsíční výplatu, uvidíte, kolik vám v podnikání reálně zbývá. A budete mít mnohem lepší představu o své finanční situaci.
Další věc, která pomáhá, je vytvořit si rezervní fond přímo ve firmě. Říkejme tomu třeba finanční polštář. Ideálně byste měli mít stranou alespoň tři měsíční provozní náklady. Ano, zpočátku to může být těžké. Ale i kdybyste odkládali jen pár tisíc měsíčně, za rok máte slušnou rezervu.
Co dělat s daňovými povinnostmi
Tady hodně lidí chybuje. Přijde faktura, peníze dorazí na účet a člověk má pocit, že jsou jeho. Jenže část z nich patří státu. Daně, sociální a zdravotní pojištění – to všechno musíte počítat jako peníze, které vám nepatří.
Osvědčený trik je mít na tyto účely separátní účet nebo alespoň podúčet. Jakmile vám přijde platba, okamžitě převeďte peníze na daně a pojištění stranou. Možná to zní drsně, ale věřte, že je mnohem příjemnější mít tyto peníze připravené, než je zoufale shánět v dubnu.
Někteří podnikatelé tohle řeší tak, že si nechávají daně spočítat jednou za čtvrtletí a pak teprve odkládají. To taky může fungovat, ale průběžný systém vám dá přeci jenom určitou jistotu. Člověk má pořád aktuální přehled a nehrozí nepříjemná překvapení.
Osobní finance jako základ
Tohle je věc, o které se moc nemluví. Vaše podnikání může být zdravé jen do té míry, do jaké jsou zdravé vaše osobní finance. Pokud máte doma chaos, pravděpodobně ho budete přenášet i do firmy. Funguje to ale i obráceně – podnikatelé s uspořádanými osobními financemi většinou lépe zvládají i ty firemní.
Stanovte si osobní rozpočet. Zní to možná nudně, ale opravdu to pomáhá. Když víte, kolik potřebujete měsíčně na život, můžete si podle toho nastavit výplatu z podnikání. A hlavně poznáte, kdy už můžete investovat zpět do růstu a kdy ještě potřebujete šetřit.
Důležité je také nemíchat investice. Firemní peníze by měly zůstat ve firmě a pracovat na jejím rozvoji. Osobní úspory jsou něco jiného. Pokud chcete investovat do akcií nebo nemovitostí, dělejte to ze svých osobních prostředků, ne z firemního účtu. Jednak je to přehlednější, jednak to může mít daňové dopady.
Časté chyby a jak se jim vyhnout
Existuje spousta způsobů, jak si podnikatelé komplikují život.
- Používají firemní kartu na rodinné nákupy s tím, že to potom nějak vyřeší. Nevyřeší. Akorát vytváří nepořádek v účetnictví a zbytečné starosti.
- Spoléhají se na to, že účetní všechno roztřídí. Účetní není kouzelník. Potřebuje čistá data a jasné podklady. Čím víc chaosu mu dodáte, tím dražší bude jeho práce a tím větší riziko chyb.
- Půjčují si od firmy. Ano, když máte na firemním účtu volné peníze a potřebujete něco soukromě, je lákavé si je vzít. Ale pozor, každá taková transakce by měla být zdokumentovaná a měli byste peníze vrátit. Jinak riskujete problémy při případné kontrole.
Oddělení osobních a firemních peněz není raketová věda. Je to spíš o disciplíně a návycích. Jakmile si systém nastavíte a pár měsíců ho dodržujete, stane se automatickým. A vy získáte něco neocenitelného – skutečný přehled o svých financích a klid v hlavě.
